Préparer un événement ou même plusieurs est un vrai défi d’organisation, quelques petits conseils pour vous aider dans vos préparatifs !
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To do list : De 1 an à 6 mois à l’avance
– Déterminer votre budget annuel « salons » et sélectionner le(s) salon(s) auxquel(s) vous allez participer. Au préalable, il est bien d’avoir visité les salons pour analyser le secteur et vos concurrents.
– Désigner un coordinateur interne pour l’organisation et le suivi du salon
– S’inscrire comme exposant au salon et choisir son emplacement
– Organiser vos idées : Quel est le but de votre exposition ? Que souhaitez-vous exposer ? Quel est votre budget réservé à l’architecture de votre stand ? Prévoyez-vous une animation ? Quelles sont les contraintes techniques du lieu ? Quelle hauteur maximale ? Quel retrait sur allée ?
– Quel type de stand choisir ?
- Stand organisateur (entrée de gamme)
- Stand Modulaire (moyen de gamme)
- Stand sur mesure (moyen à haut de gamme)
– Prévoir une publicité dans le catalogue du salon
– Réserver les chambres d’hôtel (si nécessaire, cela vous permettra d’avoir les meilleurs prix)
To do list : De 3 mois à l’avance
– Validation du projet du standiste
– Choix des matériaux utilisés, du mobilier
– Préparation des ressources graphiques à donner au concepteur de stand
– Organiser les animations sur place : drinks pour les clients, visites de sites, présentation produits, dégustations…
– Prévoir d’imprimer un nombre suffisant de documents commerciaux (brochures, carte de visite…)
– Confirmer les chambres d’hôtel
– Réserver les billets d’avion, de train ou les voitures de location (si nécessaire)
– En cas d’événement à l’étranger : s’assurer que les passeports soient encore valides et demander les visas
– Préparer un communiqué de presse, et prendre contact avec la presse spécialisée
– Engager du personnel supplémentaire (hôtesses, interprètes, animateurs)
– Inscrire dans la signature de vos emails : Le lieu de l’exposition, l’emplacement de votre stand.
– Procéder aux commandes d’électricité, élingues et autres prestations auprès du parc ou faire appel à votre décorateur de stand
To do list : De 1 mois à l’avance
– Envoyer un mailing d’invitation à tous vos clients et prospects
– Valider les Bon à tirer de signalétique auprès de votre décorateur de stand
– Préparer les fiches clients
– Réserver les salles de réunion, si rendez-vous
– S’assurer d’avoir bien reçu les badges d’accès
– Réserver des salles de réunion ou une réserve supplémentaire, si rendez-vous pris ou si formations prévues pour les clients, agents, distributeurs et commerciaux
– Briefing des commerciaux qui seront présents sur le stand
– Prévoir pour les commerciaux : check list des intervenants sur place et numéros de téléphone
Le plus important : Faites savoir à tous vos prospects que vous exposez et poussez-les à venir vous voir !
- Sur votre site
- En signature de vos emails
- Au téléphone (standardiste)
- Sur votre répondeur
- Coupure de presse
- Publicité print
- Bannière publicitaire web
To do list : Après le salon
– Organiser un débriefing (chaque soir durant le salon et un débriefing général après salon)
– Envoyer un mailing de remerciement à tous les visiteurs 15 jours après le salon
– Répondre aux demandes d’offres
– Encoder tous les contacts
– Vérifier les dépenses faites par rapport au budget
– Bloquer directement dans votre agenda 2 jours dans les 2 semaines qui suivent pour le suivi de vos contacts
– Dans 5 mois : faire le bilan des remontées salons par rapport à votre investissement (ROI)
– 1 mois après le salon, faire le débriefing auprès de votre créateur de stand. Noter les points positifs et les points à améliorer.
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